Nicht jede Firma die gegründet wird ist eine IT-Firma oder ist in dem Bereich Bereich bewandert. Oft haben diese Firmen ganz andere Aufgaben, Sorgen und Probleme am Anfang als sich über IT-Infrastrukturen, Server und ihre Daten Gedanken zu machen. Meistens reichen die Überlegungen dahin, dass man eine Homepage, Email-Adressen und PC braucht.
Für Firmen mit 2-3 Mitarbeitern reichen diese Überlegungen auch meistens und weiter IT-Themen und -Probleme erledigt man einfach neben her. Bei einer Person reicht ein Standard PC mit DSL, ein kleines Homepage-Paket bei einem der üblichen Hoster (1und1 oder Strato) und die übliche Software (Libre- oder MS Office, ein Browser und ein Email-Programm wie Exchange oder Thunderbird).

Wenn man jetzt aber doch gleich am Anfang 10 Mitarbeiter hat, sieht die Welt wieder ganz anders aus. Aus dem Wunsch nach einer Homepage entwickelt sich dann die Frage: "Kann ich mich dann auf der Homepage auch einloggen und meinem Kalender und eine Emails einsehen?". In der alten Firma lief die Groupware im Browser und alles was im Browser läuft ist eben für viele eine Homepage.
Eine Groupware im Browser hat extreme Vorteile und wenn alles direkt über eine öffentliche URL zu erreichen ist (also so zu sagen in der Cloud liegt) löst es schon mal viele Probleme bei den Mitarbeitern, die bei Kunden sind, von Zuhause aus arbeiten oder auch alles immer auf ihrem Smartphone im Zugriff haben möchten. Auch ist die Administration einfacher, da auf den Client PCs nichts installiert werden muss und man somit nicht auf Betriebssystem, Updates, Laufzeitumgebungen und so achten muss. Ein relativ aktueller Webbrowser reicht.

Das erste Problem kommt direkt mit dem Wunsch nach einer Groupware. Ein kleines Homepage-Paket mit Shared-Hosting für ein paar Euro im Monat reicht hier meistens nicht aus, weil die Groupware-Lösungen gerne noch zusätzliche PHP-Erweiterungen hätten, was anderes als PHP benötigen oder auch der Hoster keinen direkten SMTP-Versand für Emails anbietet und ein Fallback auf die email-Funktion von PHP nicht wirklich den Anforderungen genügt. HTTPS ist dann auch nochmal ein anderes Thema...

Das ist kein so großes Problem, wenn nicht schon ein Paket und Domains geschafft wurden und nun weiterhin davon ausgegangen wird, dass der günstige Preis gehalten werden kann. Es ist schwer klar zu machen, dass Email-Adressen und alles für eine einfache Homepage vorhanden ist, aber man um beides zusammen zu bringen mehr Geld ausgeben müsse.
Außerdem ist mir auf gefallen, dass bei den günstigen Angeboten gerne auch mal Ausfälle mit zu berücksichtigen sind. Einmal eine halber Tage Emails weg, dann noch mal an einem anderen Tag ist die Homepage nicht zu erreichen. Wenn die Groupware nicht verwendet wird (weil Thunderbird auf den Desktops angenehmer ist) oder mal die Kalender nicht synchronisiert werden können, ist es nicht ganz so wild. Aber für eine Firma die mit Kunden kommuniziert oder wichtige Unterlagen per Email erhält, ist ein halber Tag ohne Email schon nicht wirklich schön.

Tine 2.0 hat sich da als relativ gute Groupware heraus gestellt, wenn man nur einen einfachen Webspace mit MySQL-DB hat. Man sollte keine Wunder bei der Leistung erwarten und es dauert teilweise bis z.B. CalDAV zum Laufen bekommen hat, aber es ist eine brauchbare Lösung für solch ein Problem und in der freien Variante auch wirklich noch sehr leistungsfähig, wenn man hauptsächlich Email und Kalender verwenden möchte.

Wenn wir nun den Teil erledigt haben geht es in die Firma und die dort vorhandene Infrastruktur. Auch hier fangen die Probleme an, wenn schon PCs,Notebooks und ähnliches gekauft wurden.
Denn auch hier wird aus der Sicht des normalen Anwenders gekauft. Ein Notebook gilt als cool, PCs kauft wo gerade mal einer günstig ist, weil am Ende sehen die zwar unterschiedlich aus sind aber ja an sich gleich. Es gibt sehr verlockende Angebote von gebrauchten Rechnern bei EBay, die kommen dann vorinstalliert mit Windows bei einem an. Spätestens hier sollte man sich als unbedarfter Anwender/Firmen-Chef/Verantwortlicher Hilfe holen. Das erspart einen später viel Stress und Kosten. Man muss immer davon aus gehen, wenn man am Anfang etwas mehr Geld investiert, spart man es in späteren Zeit wieder ein.

Bei solchen PCs gilt es zu beachten:
* ist Windows nur installiert oder ist wirklich eine Lizenz dabei? Wenn ja, sollte man etwas in der Hand haben, dass es auch beweist! (Ebay-Verkäufer muss Unterlagen und Rechnungen unbedingt mitliefern)
* ist der Admin-Account aktiviert und ist ein Passwort vergeben, dass der IT-Verantwortliche und eine Person vor Ort (falls IT von Extern kommt) kennt und sonst niemand?
* hat jeder Benutzer einen eigenen Account mit einem Passwort, dass nur er kennt? Wütende Ex-Mitarbeiter können bei kleinen Firmen schon einen großen Schaden anrichten, wenn sie bei nicht geschützten PCs einfach mal eine unbekanntes Passwort setzen! (Hier hätte zur Not der Admin-Account geholfen, wenn er aktiviert worden wäre)
* einmal feststellen, ob die Rechner reparierbar sind. Also ob Festplatten im Notfall einfach entnommen werden können und es normale Netzteile sind, falls mal eins ausgetauscht werden muss.

Wenn vor dem Bestellen geplant wird:
* baugleiche PCs und baugleiche Notebooks kaufen.
* pro Standort mindestens einen Ersatz-PC haben, damit in Falle eines Ausfalls die Person schnell weiter arbeiten kann.
* ein einheitliches Festplatten-Image aufsetzen (Betriebssystem mit Admin-Account, VNC, Benutzer-Programmen, etc.)
* und auch gleich dann Werkzeug, Kabel, USB-Stick und Rohlinge mit bestellen, wenn man schon mal dabei ist

Nun hat jeder Mitarbeiter seinen PC. Bei mehr als 2 PCs kommt jetzt das Problem mit dem Datenaustausch. Emails zu verwenden (am Besten noch über den Hoster der Homepage) kann mit dem Datenschutz Konflikte verursachen (Verschlüsselung und so). Also wird es am Besten über das LAN getauscht. Wenn man nun Außenstellen hat, müssen diese per VPN angebunden werden. Also muss es auf jeden Fall ein DSL-Anschluss für Firmen sein.. nichts was sonst für private Kunden gedacht ist.
Meistens hat man dann auch WLAN. Das ist für Smartphones (man will ja nicht zu viel Telefonkosten darauf verursachen) und Tablets praktisch bis notwendig. Notebooks, PCs und Drucker sollten, wenn sie am Arbeitsplatz stehen immer mit Kabel angeschlossen sein. Kabel ist weniger fehleranfällig und schneller auch bei vielen Geräten. Wenn man keine riesigen Dateien wie Filme oder CAD-Files kopieren muss oder VLANs möchte, reicht 100Mbit vollkommen aus und 8-fach Switches gibt es ab 10 Euro. Auch bessere 16-fach Switches sind nicht ganz so teuer. Wichtig ist auch hier ein paar Ports in Reserve zu haben. Wenn WLAN nicht bis in die letzte Ecke reicht einfach einen günstigen WLAN-Repeater kaufen. Die funktionieren wirklich gut und erhöhen den Radius enorm.

Wenn man an den Arbeitsplatz-PC sparen möchte, dann lieber überlegen, ob man nicht Libre-Office an Stelle von MS Office verwendet oder ob ein Linux-System wie Ubuntu nicht auch für die Mitarbeiter geeignet ist. Aber das hängt auch sehr von der anderen Software ab, die verwendet werden soll. (In 90% aller Fälle würde so ein Linux-System aber ausreichen, gerade wenn die Software in der Cloud oder anderweitig im Browser läuft).

Jetzt kommt das harte Thema. Da wird man den Firmen-Chef schocken. Es geht um einen Server und seine Kosten. Der Server soll als Fileserver agieren und am Besten noch die Anwender-Profile speichern. Eigener Email-Server und Homepage und Groupware von dort aus zu betreiben ist erst einmal nicht so wichtig. Aber falls mal ein Email-Archiv benötigt wird kommt es auch noch auf einen zu und da kann man ja schon mal zukunftssicher Planen. Mehrere physikalische Server in einer kleinen Firma sind einfach nicht nötig, da die Server sich die meiste Zeit langweilen werden. Also VMs verwenden. Da braucht man ein System das 3-4 VMs laufen lassen kann, genug Festplattenspeicher hat, wo man remote die VMs überwachen kann und dann am Ende noch einfach Sicherungskopien erstellen kann. So etwas wäre ideal.
So etwas gibt es auch von QNAP. Mit Festplatten kommt man schnell auf über 3000 Euro. Das ist im Grunde nicht viel, für das was es leistet (und für eine kleine Firma wird es reichen). Außerdem braucht man nicht zwingend ein 19"-Rack oder komplexe Kühlungen. Auch die Administration scheint so einfach zu sein, dass man in Notfällen für kleine Dinge wie eine VM neu zu starten, auch einen der Mitarbeiter anlernen kann. 4TB würde am Ende auch reichen.

Linux mit Samba kann einen kleinen Windows-Server ersetzen (wenn man kein Exchange braucht). Aber auch sonst sind Windows-Serverversionen nicht mehr so teuer. Turnkey-Linux bietet für solche Zwecke auch VM-Images direkt an. Nichts für den normalen Anwender auch wenn es eine Web-GUI gibt. Hier muss einfach jemand sein, der sich mit sowas auskennt (Linux und/bzw. Firmennetzwerke an sich).
Da hilft ein jugendlicher Sohn eines Mitarbeiters oder so. Da muss jemand bezahlt werden. Soll Datenschutz gewährleistet sein, dann muss auch entsprechend bezahlt werden. Da es aber kein Vollzeitjob ist, ist >100 Euro/h auch nicht ganz so schlimm, auch wenn er sich erst einmal nach sehr viel Geld anhört. Gute Dienstleistungen kosten und Probleme mit Arbeitsausfall kosten am Ende immer mehr.
Ist wie mit einem Raid-System. 2 Festplatten sind teuer als eine, aber die 2. Festplatte ist günstiger als wenn da jemand 4h versucht Daten zu retten oder noch eine Firma dafür beauftragt werden muss.

Am Ende ist noch die Frage nach der Datensicherung. Hardware, Strategie und Lagerung. Ich mag BD-Rohlinge. Bänder sind auch super, aber etwas komplexer in der Handhabung. Archiv-Lösungen von Sony sehen auch gut aus sind aber sehr teuer. Aber auch hier immer ein zweites Laufwerk vorhalten (das ist bei BluRay sehr günstig). Gut zu erklären ist das Problem der Lagerung mit Feuer und Überschwemmungen. Natürlich abhängig vom Ort. Aber Feuer kann immer ausbrechen, egal wie gut alles abgesichert ist. Auch wenn alles versichert ist, will man ja keine Daten verlieren.
Hier kommen noch mehr Kosten hinzu, aber auch hier sollte man sich vorher Gedanken machen und planen und nicht erst reagieren, wenn was passiert ist.
Es ist auch absolut keine Lösung die Mitarbeiter ihre Daten vom PC auf einen USB-Stick sichern zu lassen. Alles im Profil ablegen und das auf dem Server speichern und dann Sicherungskopien vom Server erstellen. Auch wenn mal ein PC kaputt geht, kann er einfach ausgetauscht werden und der Mitarbeiter meldet sich wieder an und arbeitet im idealen Fall da weiter wo er aufgehört hat.
Ausfälle von PCs und Notebook werden dadurch sehr viel weniger schlimm und verursachen nicht mehr als die Reperaturkosten (kein Arbeitsausfall, niemand der Daten von defekten System retten muss).

Wenn man nun mit so einer Aufgabe betraut wird, konnte ich hoffentlich etwas helfen, dass man eine kleine Liste hat, auf was man achten muss. Wenn man selbst eine Firma gegründet hat und das alle eigentlich selbst machen wollte, weil es erst einmal nicht so komplex aussah, sieht man jetzt hoffentlich, dass man sich wenigstens einmal mit einer kompetenten Person aus dem Bereich unterhalten sollte, bevor man etwas in Angriff nimmt.
Ich musste vieles hier erst einmal lernen, im Besonderen, dass solche Probleme auch wirklich auf treten, wie sie hier teilweise beschrieben sind. Man darf den Leuten, die so etwas machen, auch keinen Vorwurf machen, da sie aus ihrer Sicht das Beste tun. Ihnen fehlt die Erfahrung in solchen Komplexen Systemen, um solche möglichen Probleme zu erkennen.